Office Specialist

Uus kolleeg vajab tuge, külaline sooja vastuvõttu ja koosolekuruum veidi tähelepanu. Oled inimene, kes märkab, hoolib ja tegutseb ning kelle panusel on oluline roll selles, et meie kontorielu oleks sujuv ja inimesed tunneksid end hoituna.

Sulle meeldib töötada igapäevaselt kontoris, olla inimeste keskel ja kursis sellega, mis kontoris toimub. Kui tunned ennast selles kirjelduses ära, võid olla meie uus Office Specialist.

Helmese kontoris toimub iga päev palju. Sinu abiga sujub kontorielu, kolleegid saavad keskenduda oma tööle ning külalised tunnevad end oodatuna. See roll sobib Sulle, kui naudid inimestega suhtlemist, võtad hea meelega vastutust ja tunned rõõmu sellest, kui asjad saavad tehtud.

Millega Sa tegeled?

• Hoolitsed selle eest, et Helmese kontor oleks korras, hästi varustatud ja meeldiv koht töötamiseks.

• Toetad kolleege igapäevastes kontori ja administratsiooniga seotud küsimustes ning aitad lihtsamate IT- ja koosolekutehnika küsimustega.

• Võtad soojalt vastu meie kliente, kandidaate ja teisi külalisi.

• Teed koostööd maja halduse, tehnikute, tarnijate ja teiste partneritega ning korraldada vajalikke teenuseid ja tellimusi.

• Haldad kontori ligipääse, uksekaarte ja parkimist ning toetad töötajate sisseelamise ja lahkumisega seotud praktilisi tegevusi.

• Hoiad korras dokumentatsiooni ja juhendmaterjale ning uuendad infot ettevõtte süsteemides.

• Korraldad vajadusel tööreise, saadetisi ja muid administratiivseid tegevusi.

• Vead või toetada kontori ja üritustega seotud projekte ning pakud välja lahendusi, mis muudavad meie inimeste tööpäeva paremaks.

Kes võiksid olla Sina?

• Sul on varasem töökogemus, mille käigus oled arendanud head organiseerimis- ja suhtlemisvõimet ning õppinud erinevates olukordades sobivaid lahendusi leidma. Kogemus võib pärineda nii büroo- ja administratiivtööst kui ka mõnest teisest valdkonnast.

• Oled soe, hooliv ja avatud suhtleja, kellele meeldib inimesi aidata.

• Märkad ise, mis vajab tegemist, võtad eestvedamise enda peale ja viid alustatu lõpuni.

• Julged oma vastutusvaldkonnas iseseivalt otsuseid vastu võtta.

• Naudid kontoris töötamist ja soovid olla kursis seal toimuvaga.

• Oled hea organiseerija: oskad seada prioriteete, tegeleda mitme ülesandega korraga ja hoida tähelepanu detailidel.

• Suhtud muutuvatesse plaanidesse paindlikult ning leiad ka ootamatutes olukordades praktilise lahenduse.

• Oled korrektne, vastutustundlik ja usaldusväärne.

• Väljendad end väga hästi eesti ja inglise keeles nii kõnes kui ka kirjas.

• Kasutad kontoritarkvara vilunult, tunned huvi tehnoloogia vastu ning oled valmis õppima uusi süsteeme.